Öt tipp, hogyan tervezzünk modern irodát

Egyszerűnek tűnő kérdés, hogy hogyan dolgozzunk csapatban, ám a tapasztalatok azt mutatják, hogy mégsem megy ez olyan gördülékenyen a cégeknél, és egyáltalán nem olyan könnyű közös nevezőre jutni, ha az irodai környezetről van szó. A Kinnarps munkatéranalízissel foglalkozószakemberével, Paukovics Gáborral beszéltünk pozitív és negatív példákról, arról, hogy mikor van értelme belevágni egy új tér kialakításába, és hogyan lesz sikeres egy projekt. Paukovics az irodai megoldásokkal foglalkozó cèg képviseletében dolgozik együtt vállalatokkal, hogy azok elképzelései eljussanak a kivitelezésig, és különböző workshopok, kérdőívek, illetve akár szenzoros vagy kamerás megfigyelés segítségével a vezetőség megismerje a dolgozók valós igényeit. A szakértővel olyan tippeket szedtünk össze, melyek közelebb vihetik az ügyfeleket egy hatékonyabb működéshez és egy jobb irodai légkörhöz.

1. Legyen konkrét elképzelésünk!

Amikor megbízunk valakit, hogy tervezze át az irodát úgy, hogy a tereket a lehető legjobban használjuk ki, nem arról van szó, hogy megrendelőként egyből hátradőlhetünk, és várhatjuk az eredményt. Paukovics Gábor felhívta a figyelmet, hogy egyes megbízásoknál előfordul, hogy az ügyfél nem készül fel rá, hogy bár ők fogják összerakni a lehetséges terveket, a vezetőség és a kollégák részvétele nélkül mindez nem fog menni. „Nagyon gyakori az együttműködés hiánya” – és hozzátette, hogy a jó ügyfél fel tudja mérni a saját helyzetét, illetve tisztában van azzal, hogy hova szeretne eljutni, a tanácsadó pedig a célhoz vezető útban segít.

Mindez annyit jelent, hogy tudjuk azt, milyen problémákkal küzd a cég vagy milyen változások várnak rá, és határozzuk meg a saját elképzeléseinket. Előfordulhat, hogy egy vállalat éppen egy komolyabb bővülés előtt áll, de az is általános jelenség, hogy az osztályok között nehezen megy a kommunikáció. Ezek a konkrétumok adnak támpontokat egy téranalízisnél, hogy valóban olyan megoldások szülessenek, amikkel elégedettek lehetünk. Továbbá a Kinnarps munkatársa kiemelte, hogy mennyire elengedhetetlen, hogy legyen komoly szándék a felkérés mögött, hogy a cégek ne feleslegesen égessék a pénzt.

2. Tényleg kell az az iroda?

A kérdés 2023-ban abszolút aktuális, hiszen nem egyszer fordul elő, hogy egy-egy állásinterjún az elsők között kerül elő a home office kérdése. A munkavállalók fontossági listáján előreugrott a rugalmas munkavégzés lehetősége, amihez a munkaadók kénytelenek alkalmazkodni. Amíg a harmincas, negyvenes korosztálynak teljesen természetes, hogy a cégnek van egy fix helye, addig azoknak a dolgozóknak, akik éppen a covid előtt vagy a pandémia alatt léptek be a munkaerőpiacra, egyáltalán nem egyértelmű, miért is van erre szükség. „Támogatja az összetartozás érzését, és van olyan megbeszélés, egyeztetés, ami hatékonyabban tud működni, ha az személyesen történik” – magyarázta Paukovics Gábor. Aki azt is aláhúzta, hogy a részletek persze egészen máshogy fognak kinézni egy tartalomgyártó cégnél, egy reklámügynökségnél vagy egy mérnöki irodánál, éppen ezért nem mindegy hogy vágunk bele a kialakításba.

3. Figyeljünk oda a részletekre, és merjünk változtatni!

Hogy miért nem lehet elmenni az apróságok mellett, azt a szakértő egy konkrét példán keresztül magyarázta el nekünk. Ahogy Paukovics fogalmazott, egy archaikusan működő angliai cég kérte őket fel, hogy segítsenek nekik az egyik telephelyük két emeletén átvariálni a teret úgy, hogy az megfeleljen a modern elvárásoknak és a hibrid munkavégzés követelményeinek. Tulajdonképpen afféle pilotnak szánták a projektet, hogy ha az beválik, a többi épületükben is alkalmazhassák a terveket.

A vállalat kevesebb asztalt szeretett volna, mint ahány emberük van, hogy több hely maradjon az olyan tereknek, mint az informális meetingszoba vagy pihenőszoba. Konkrét elképzelésekkel, számokkal indítottak, de amikor meglátták az átalakításról szóló alaprajzot, akkor esett le nekik, hogy itt valóban kevesebb asztal lesz. Azt gondolták, hogy mindez kevesebb ülőhelyet is jelent, ám a Kinnarps kollégái elmagyarázták nekik, hogy pont ellenkezőleg: az alternatív, aktivitás alapú tereknek köszönhetően többen férhetnek el az irodában, mint azelőtt. Sokan a klasszikus, asztal, monitor és szék párosításával azonosítják az ülőhelyek számát, pedig ma már nem feltétlenül szükséges mindegyik a munkavégzéshez.

Miután folytatódott a beszélgetés, kiderült az angliai projektnél az is, hogy a cég belső szabályozása az asztalok számához köti a befogadóképességet, és ezt a gyakorlatot nem egy perc átírni, miközben az átalakítás sürgősnek bizonyult. Új tervekre volt szükség, ahol minimalizálták az asztalcsökkentést, és Paukovics Gábor kifejezetten pozitív esetként könyveli el a munkát.

A nehézségek után sikerült azon dolgozók félelmét eloszlatni, akik attól tartottak, hogy az egyetlen olyan teret veszik el tőlük, ami a sajátjuk volt, illetve azokat a vezetőket is meg tudták nyugtatni, akik esetleg azon izgultak, hogy hol találják majd az egyes kollégákat, ha nincs mindenkinek fix helye. A tanulság, hogy a változtatások nem örökre szólnak, a bútorokat könnyedén át lehet pakolni, és egy ilyen modernizálás remek első lépés, amit később tovább variálhatunk az igényeink szerint.

4. Legyen meg a bizalom!

Mivel a téranalízis közös munka a cég vezetői, az alkalmazottak és a megbízott szakemberek között, fontos a csapatmunka. Akár külsőst hívunk, akár házon belül oldjuk meg a tervezést, lényeges, hogy vonjuk be a kollégákat, és hallgassuk is meg őket. Ha pedig a cégünk meghirdet egy ezzel kapcsolatos egyeztetést, menjünk el rá, hiszen a mi munkakörnyezetünk a tét. Paukovics Gábor egy belga élelmiszeripari vállalat példáját hozta fel, ahol remek volt látni, hogy milyen egészséges dinamika működött a vezetők és a dolgozók között: a kollégák mertek kritikát megfogalmazni, ebből nem volt sértődés, és ha nem is volt az egyik félnek kényelmes egy ötlet, törekedtek a kompromisszumra, hogy olyan eredményre jussanak, amivel mindenki boldog lehet.

5. Olyan tereket alakítsunk ki, amiket használunk is!

„Amennyiben a lehető legtöbb dolgozó számára biztosított, hogy úgy és arra használják az irodát, amit az ő munkavégzésük megkíván – legyen szó koncentrált egyéni- és csoportos munkáról, vagy kikapcsolódásról –, akkor lehet erőforrásokat fordítani további, akár figyelemfelhívó, akár extra kikapcsolódást nyújtó vagy kísérleti jellegű terekre is. Pont úgy működik ez, mint ahogy a magánéletbe is meg kell tudni húzni a határt a nem esszenciális élvezeti cikkek vásárlása és a mondjuk az egészségünk megőrzése között, vagy hogy ne kiflin éljünk, csak azért, mert megvettünk a huszadik pár cipőnket”– válaszolta Paukovics Gábor arra a kérdésre, hogy feltétlen szükség van-e az irodákban az extra szobákra, és hangsúlyozta, hogy át kell gondolni, hogy mire van igény és ezeket a közösségi tereket kik fogják használni.

A szakember egy magyar munkát hozott fel, ahol a munkavállalók egyöntetű kérése egy edzőterem volt. Mire Paukovics visszakérdezett, hogy mit szeretnének ott csinálni, kiderült, hogy az már senkinek nem fér bele a munkaidejébe, hogy zuhanyozzon is egyet az edzés után vagy váltóruhát hozzon magával: a többség csak pár percet szeretett volna tekerni egy szobabiciklin, esetleg nyújtott volna. Mindenképp döntsük el, ki mit akar, és ha mondjuk egy konzolszobáról van szó, derítsük ki, hogy Xbox, PlayStation vagy Nintendo lenne-e a népszerű, mert egyáltalán nem mindegy. Csak azért, hogy letudjuk a kérdéskört, vagy hogy elmondhassuk, hogy kiépítettünk egy extra termet, ne vágjunk bele az átalakításba.