Nagy amatörizmusra vallana, ha most kezdenének iratokat darálni a minisztériumokban

Rengeteg embert foglalkoztat most a kérdés: tényleg egy csomó iratot ledarálnak-e a külügyben, ahogy azt Magyar Péter és Orbán Anita állítja (és amit a minisztérium tagad)? Bár mi is megkaptuk a felvételeket, amiken egyesek szerint ez látható-hallható, biztosat nem fogunk tudni állítani erről.

Kicsit leegyszerűsítve két magyarázatuk lehet a képeknek és videónak: az első lehetőség az, hogy tényleg szankciós anyagokhoz köthető dokumentumokat darálnak le a minisztériumban, azt remélve, hogy azokból 2026-ban tényleg csak egy példány létezik, és az is papíron, és így meg lehet szabadulni tőle. Vagy a második lehetőség, hogy a hétköznapi ügymenetnek megfelelően olyan iratokat semmisítenek meg, amikre már nincs szükség. Ez is egy lehetőség, még a Magyar Nemzeti Levéltárban is semmisítenek meg olyan iratokat, amikre már nincs szükség.

Viszont ezt nem lehet elégszer hangsúlyozni: nem tudhatjuk pontosan, mi zajlik. Tehát ahelyett, hogy megpróbálnánk igazságot tenni, járjuk körbe azt, mi történik a minisztériumi munka során keletkező dokumentumokkal.

Ezt a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995-ös LXVI. törvény szabályozza. Ebből derül ki, hogy mi is az az

• irat: „valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, bármely jelrendszerrel és adathordozón rögzített, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes”;
• közirat: „a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott”;
• maradandó értékű irat: „a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat”; és
• ügyviteli értékű irat: „természetes vagy jogi személyek részére a feladataik folyamatos ellátásához, jogszabályból adódó kötelezettség teljesítéséhez, az állampolgári jogok érvényesítéséhez, jogok biztosításához, létfontosságú személyes érdek vagy jogos érdek érvényesítéséhez szükséges adatot tartalmazó irat”.

Kenyeres István, Budapest Főváros Levéltárának (BFL) főigazgatója egy egyszerű példán át mutatta be, mikor lesz valami közirat:

„Ha Mari néni ír egy levelet, az magánirat. Ha ezt elküldi postán egy minisztériumnak, ahol iktatják, akkor az attól a pillanattól közirattá válik.”

Amint egy dokumentum iktatva lett és közirattá vált, fokozott védelmet kap. Bár vannak kivételek, ezeket általában 15 évig kell megőrizni az adott intézményben, és ez után sem egyszerűen kidobják, hanem levéltárak segítségével és felügyeletével archiválják vagy kiselejtezik. A minisztériumok a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltárához tartoznak, míg a fővárosi intézmények, önkormányzatok, a BRFK, Fővárosi Törvényszék és például az óvodák a BFL-hez.

A selejtezés a törvény szerint nem pusztán úgy néz ki, hogy ha valaki már nem tart fontosnak valamit, akkor ledarálja. Az adott iratot egy jogszabályokban és az iratkezelési szabályzatokban rögzített eljárással kell kiemelni az irattári anyagból, és a selejtezés előkészítését is szigorúan dokumentálják. A levéltárak átnézik ezt a dokumentációt, és ha úgy látják, hogy egyes tételeket külön megnéznének, akkor azokat kikérik. De alapvetően a selejtezési jegyzőkönyvet nézik át, és csak akkor lehet megsemmisíteni az iratokat, ha azt a levéltár jóváhagyta.

De ez a végleges selejtezés sem úgy történik, hogy a minisztériumi dolgozók elkezdenek az irodában darálni, hanem akkreditált cégeknek adják ki a feladatot. Nemcsak azért, hogy ne kerüljenek ki államtitkok (erre általában jobban figyelnek), hanem azért, hogy a már feleslegesnek talált iratokból ne lehessen összerakni személyes adatokat, fizetéseket, vagy más érzékeny adatokat.

„Persze, hogy őszinte legyek, történnek selejtezések, amikről mi is csak utólag szerzünk tudomást, és már hiába mondjuk, hogy ez törvénytelen, nincs semmiféle szankciós jogunk”

– mondta Kenyeres. Szerinte sokat fejlődött a digitalizáció az elmúlt évtizedben, de még mindig nagyon sok minden papíron történik. Részben azért, mert elektronikusan még nem lehet olyan hatékonyan hitelesíteni, mint egy valós aláírással és ügyvédi, közjegyzői pecséttel.

„Papírmentes iroda csak akkor létezik, amikor kirúgnak valakit, vagy leszerel, és kidobnak mindent az irodájából. Akkor abban a pár órában, amíg üres az iroda, papírmentes marad.”

Ugyanakkor vannak dolgok, amiket egy minisztérium házon belül ledarálhat, amikor csak akar: például egy kinyomtatott macskás képet vagy a menza heti menüjét nem fogják iktatni, így azok nem is védettek. Vannak olyan iratok is, amiket csak néhány évig őriznek meg, például szabadságengedélyeket.

Az iratmegsemmisítés csak a papíralapú dokumentumokat érinti, de ma már nagyon sok minden nemcsak papíron létezik, hanem digitális formában is. Ilyenkor a papíralapú példány másolata az, ami megsemmisíthető. A Külgazdasági és Külügyminisztérium (KKM) is erre hivatkozott: „Az elektronikus formában korábban eltárolt és így majd átadásra kerülő dokumentumok korábban kinyomtatott és így feleslegessé vált papíralapú verzióit dobták ki.”

Sokan fejben még ’89-ben vannak

A KKM adatmegőrzési és -közlési története nem éppen makulátlan. Amikor a Transparency International 2021-ben meg szerette volna tudni, hogy mi alapján választotta ki a minisztérium a maláj céget, amitől 176 milliárd forint értékben vett – jórészt végül fel nem használt – lélegeztetőgépeket, és kikérték az ezzel kapcsolatos szerződéseket, vizsgálati eredményeket, a minisztérium közölte, hogy azokat már megsemmisítették, ráadásul a levéltár engedélye nélkül, a megőrzési határidő lejárta előtt.

Ligeti Miklós, a Transparency International Magyarország jogi igazgatója a 2010-es kormányváltáskor minisztériumi állományban volt, így látta, hogy ment a folyamat. Kérdéseinkre azt mondta, hogy már akkor sokan azt gondolták, hogy a kormány mindent bedarál, de ő nem látott semmi ilyet, ezt csak városi legendának tartja. Főleg, hogy az iratkezelés már akkor is főleg digitális volt.

Szerinte azért él az emberek fejében az iratmegsemmisítők mítosza, mert egyrészt még sokan azt gondolják, hogy az állam papíron működik, másrészt a rendszerváltás iratzúzása miatt. Bár akkor is részletes dokumentáció tartozott minden irathoz, hogy mikor, hol, kinél járt, de ha minden papírpéldányt összeszedett valaki, akkor valóban el tudta tüntetni az aktát. Ez ma már nem így van.

„Sosem lehet tudni, hogy egy email hány helyre ment el, ki hova mentette le, hány verzióelőzmény létezik, ki az, aki lementett ezt-azt az otthoni laptopjára – nem sokra mennének egy iratzúzással túl azon, hogy marha nagy pácba húznák be magukat”

– mondta Ligeti.

Ezért sem gondolja, hogy most tényleg ész nélkül darálnák a dokumentumokat a minisztériumokban. Elképzelhetőnek tartja, amit a KKM közleményében írt, hogy pusztán az átadáshoz digitalizált dokumentumok nyomtatott verzióit zúzzák be. Persze ő sem tartja kizártnak, hogy ennél többről is lehet szó, de ezt a jelenleg rendelkezésre álló információk szerinte nem lehet biztosra mondani.

„Nagy amatörizmusra vallana, ha most darálnának. De ha én a lennék a külügy iratkezelési főosztálya, akkor mondanám mindenkinek, hogy az egyébként feleslegessé vált iratokat se most semmisítsék meg, mert soha nem magyarázzuk ki, hogy nem Putyin kézzel írott utasításait zúzzuk épp le.”

Amikor leselejteznek egy anyagot, arról olyan részletes jegyzőkönyv készül, ami alapján rekonstruálni lehet a tartalmát. Ligeti nem zárja ki, hogy megvan a szándék bizonyos intézményekben a kényes anyagok törlésére, és azt is elmondta, hogy informatikai segítséggel igencsak meg lehet nehezíteni egy ügyirat megtalálását.

Na de mi a helyzet a rengeteg irattal, ami már alapból digitálisan keletkezik? Nem tudjuk, hogy pontosan milyen rendszereket használnak az egyes minisztériumokban, ahogy azt sem, hogyan kezelik az adatokat – ami talán nem is baj, hiszen ez érzékeny információnak számít. Ettől függetlenül Ligeti szerint már minden digitális, és nem fordul elő olyan, hogy valaki kézzel vagy írógéppel ír egy – amúgy iktatásra érdemes – memót, és azt a titkárával átküldi egy másik osztályra. Ez mind digitálisan megy. Feltételezhetjük azt is, hogy amikor a szervereikre felkerülnek dokumentumok, azoknak van nyomuk, vannak rendszeres biztonsági mentések, és az egyes fájlok törlésének körülményeiről is maradnak adatok. Tehát egy Word-fájl virtuális ledarálása sokkal több nyommal jár, mint egy papír megsemmisítése.

De még ha kirángatják is a szervereket a konnektorból és úthengerrel mennek át az összes adathordozón, akkor is nehéz nyom nélkül eltüntetni valamit. Ritkán rak össze valaki egy dokumentumot vagy táblázatot csak azért, hogy a saját gépén nézegesse, ezeket általában elküldik valakinek. Tehát lehet, hogy egy minisztériumi dolgozó gépéről, vagy akár a szerverről is törlik az adott iratot, az később még megtalálható azoknál is, akik korábban hozzáfértek – főleg, ha külső, akár külföldi beszállítókról van szó.

„Egy kicsit is rutinos főhatósági vezetőnek nem a 16 évnyi NER végnapjaiban jut eszébe, hogy na most már aztán tényleg lezúzza azt, amit két éve kellett volna. Előfordulhat, de az nagy amatörizmus.”

És feltehetőleg a lezúzott iratokat nem a minisztérium melletti kukába dobnák ki, ha tényleg olyan inkriminálók lennének, hanem még a maradványokat is elégetnék, elásnák, az űrbe lőnék ki. Na de mi történhet, ha valaki hazavisz egy zsák minisztériumi papírcsíkot az egyik kukából?

„Ideg-összeroppanást kap”

– válaszolta a kérdésre Ligeti, aki szerint Szijjártó minisztériuma pont a lélegeztetőgépes ügy miatt lehet célpontja a ledarálós vádaknak, hiszen akkor a KKM hivatkozott arra, hogy idő előtt, nem megfelelő eljárással semmisítettek meg iratokat.

Tehát még ha lehetséges is megsemmisíteni fizikai vagy virtuális dokumentumokat, garantáltan nyom nélkül törölni ezeket elég nehéz. Ettől még, ha valaki szeretné megnehezíteni az átadást vagy az érzékeny adatok előtúrását, akkor előfordulhat, hogy most iratokat darál és szervereket töröl. De lehetséges az is, hogy csak a minisztériumi menza kinyomtatott heti menüjét dobták be az iratmegsemmisítőbe.