Nem az ügyintézés nehéz, hanem elkezdeni azt – adunk néhány tanácsot

Nemcsak a január jelenti az újrakezdést. A közösségi médiában terjedő winter arc trendje éppen arról szól, hogy már az év utolsó hónapjaiban szervezzük tudatosabban a mindennapjainkat, és ne csak az újévi fogadalmaktól várjuk a változást. Ebből persze könnyen lehet egy újabb teljesíthetetlen önfejlesztési projekt, pedig nem kell egyszerre mindent rendbe tenni. Már az is előrelépés, ha válaszolunk néhány hónapok óta halogatott emailre, lemondunk egy felesleges előfizetést, vagy végiggondoljuk, hogyan alakíthatnánk okosabban a pénzügyeinket.

Ma szinte bármire előfizethetünk, bármilyen szolgáltatást igénybe vehetünk néhány gombnyomással. Az már kevésbé magától értetődő, hogy időről időre végignézzük, valóban szükségünk van-e minderre, és merünk-e váltani, ha egy szolgáltatás már nem felel meg nekünk. Ilyen lehet egy streamingszolgáltatás is, amelyet hónapok óta meg sem nyitottunk, és csak akkor jut ismét eszünkbe, amikor levonják érte a havidíjat a számlánkról. Megkérdeztük a Telex csapat néhány tagját, hogy ők mennyire szedik rendbe az év vége előtt az ügyeiket, milyen feladatokat tologattak túl sokáig maguk előtt, és aztán hogyan sikerült átlendülniük a holtponton.

„Október–november környékén mindig rám jön az érzés, hogy jó lenne még az év vége előtt rendet tenni magam körül. Nem nagy életmódváltásra gondolok, inkább csak arra, hogy az ünnepek előtt egy kicsit kevesebb nyitott ügy maradjon körülöttem. De ilyenkor azért emlékeztetnem kell magam arra, hogy ne írjak fel túl sok mindent a listára: ne akarjak egyszerre lakásfelújítást és nagytakarítást csinálni, miközben mindent elintézek, mert abból csak csalódás lesz”

Öt perc, amit hónapokig halogattam

„Nálam egy streamingelőfizetés volt ilyen elintézendő ügy. Minden havi levonásnál meggyőztem magam, hogy ezentúl többet használom, és különben sem olyan egyszerű a lemondás. Inkább hagytam az egészet, ahogy volt. Az egyik hónapban aztán összeadtam, mennyit fizettem ki eddig egy alig használt szolgáltatásért, és megdöbbentem. A lemondás végül nem tartott tovább öt percnél” – mondta az egyik kolléga, és hozzátette, hogy utólag ő sem értette, miért várt ennyi ideig.

Másnál ugyanezt a stresszt egy banki ügyintézés váltja ki: „Egy elfelejtett jelszó miatt egy utasbiztosítás lemondását húztam túl sokáig” – emlékezett vissza egy másik szerkesztőségi tag, és amikor arra gondolt, hogy ezt ideje lenne letudni, rögtön olyan gondolatok cikáztak a fejében, hogy mennyi ideig tart a procedúra, elintézhető-e online, vagy mindenképpen be kell mennie egy bankfiókba? Azt már csak halkan tette hozzá a történethez, hogy utólag kiderült, tudott volna új jelszót telefonon keresztül is igényelni.

Ragaszkodtam a számomhoz

A mobiltelefonszám-hordozás 2004 májusától elérhető Magyarországon, 2012 óta pedig jelentősen leegyszerűsödött a folyamat, hiszen ha meg akarjuk tartani a számunkat, elég azt az új szolgáltatónak jelezni, aki elintézi az ehhez szükséges feladatokat a háttérben. Az egész pofonegyszerű, mégis sokakban még az a kép él, hogy napokat kell egy ehhez hasonló üggyel eltölteniük. „

Amikor a Telexhez kerültem, felmerült, hogy külön céges számom legyen, de ezt a korábbi rossz tapasztalataim miatt elvetettem. Inkább behoztam a flottába a régóta használt számomat, amely ráadásul másik szolgáltatónál volt. Minden rosszra felkészültem, de kellemesen csalódtam: igazából nekem alig volt ezzel teendőm. Első lépésként az új szolgáltatót kértem meg, hogy egy magánelőfizetéshez hozza át a számomat a korábbitól, majd egy kolléga közreműködésével bekerültem a céges flottába. Közben megmaradt a jól bejáratott, sok éve használt telefonszámom is” – foglalta össze egy kolléga, aki kiemelte, hogy az ezerszer több munkát és bosszúságot jelentett volna számára, ha az új számát kell minden ügyfélhez eljuttatnia.

Az óvatosság a szolgáltatóváltással kapcsolatban nagyon is jellemző. Az Erste és a Portfolio Csoport közös, több mint háromezer válaszadó részvételével készült felmérése szerint a megkérdezettek közel felének (47,7%) van olyan szolgáltatóváltás az életében, amelyet halogat. A legtöbben bankváltást (15,6%) vagy telekommunikációs szolgáltatóváltást (13,9%) említettek. A legnagyobb visszatartó erő a sok utánajárás (30,3%), de több mint minden negyedik válaszadó (27,9%) abban sem biztos, hogy máshol valóban jobban járna. További 17,7% számára az alternatívák összehasonlítása jelent nehézséget. Vagyis sokszor nem is maga a váltás, hanem az azzal járó feltételezett macera és bizonytalanság tart vissza bennünket attól, hogy egyáltalán utánanézzünk a lehetőségeinknek.

Hogyan ne halogassunk?

Nincs egyetlen módszer, amely mindenkinek beválik, ezért a munkatársakat kérdeztük meg, ők hogyan veszik rá magukat a régóta kerülgetett ügyek elintézésére. Volt, aki a naptárára esküszik, más a lehető legkisebb lépésekre bontja a feladatot, és olyan is, aki inkább közösségi programot csinál az adminisztrációból.

Egyik kollégánk nem bízza a véletlenre az ügyintézést, hogy mikor lesz hozzá kedve. Előre lefoglal magának fél órát, beállít egy időzítőt, elnémítja az értesítéseket, és addig csak egyetlen kiválasztott feladattal foglalkozik. „Ilyenkor nem az a célom, hogy minden függőben lévő ügyemet lezárjam. Már az is jó eredmény, ha elindul a folyamat, és pontosan látom a következő lépést.”

Másnak az vált be – akárcsak a cikkírásnál –, hogy a túlságosan nagy léptékű feladatokat egészen konkrét teendőkre fordítja le. „Egy készülő cikknél néha van, hogy megrémiszt a téma nagysága, és hogy nem látom a teendők végét. Ilyenkor könnyebbség, ha mindig csak a következő lépésre koncentrálok: felhívom az interjúalanyt, összeírom az eddig megszerzett információkat, leszervezek egy fotóst az eseményre. Ugyanezt az elvet követem az adminisztrációnál is. Ha eszembe jut, hogy már mióta meg kéne csináltatnom egy kisebb sérülést az autón, és ez milyen anyagi terhekkel, illetve időkieséssel jár, elmegy a kedvem az egésztől. Ha viszont összeírom, hogy mi kell, hogy eljussak az eredményig, és elsőnek elég például a szerkesztőségi listán megkérdeznem a többieket, ki tud egy jó karosszérialakatost, máris beljebb vagyok.”

Olyan kolléga is akadt, aki akkor igazán produktív, amikor összeköti a kellemest a hasznossal, és egy barátjával ül össze ügyet intézni. Elég az is, ha a másik csak a jelenlétével bír minket rá, hogy ne kalandozzunk el a kötelező adminisztrációs körtől. „Az egyetem alatt rengeteget segített, amikor nem egyedül tanultam, hanem összeültünk páran, és mindenki elmerült a saját tananyagában. Kijelöltünk egy időkorlátot, addig fókuszáltan haladtunk, aztán beültünk valahova inni egyet. Amikor tehetem, ma ugyanezt csinálom, csak nem a ZH-ra készülök, hanem mondjuk egy számlabefizetést intézek vagy a pénzügyeimet rendezem össze” – foglalta össze a tippjeit az egyik megkérdezett.

Az ügyintézés valószínűleg sosem lesz a kedvenc programunk, de gyakran nem is annyira szörnyű, mint amilyennek elsőre képzeljük. És néha már az is katartikus érzés, ha egy rubrikát kiikszelünk a to-do listánkon.