Órabéres szoftverrobotok váltják ki az ismétlődő adminisztrációs munkát
Szerződések, megrendelések, adatok rögzítése helyett a magasabb hozzáadott értékű és érdekesebb feladatokra tudnak a vállalatok kollégái koncentrálni.
Egy nagyvállalatnál naponta számlák, szerződések és azok módosításainak százait kell feldolgozni, a beérkező hivatalos leveleket pedig le kell tölteni, szét kell válogatni és el kell juttatni a megfelelő kollégákhoz. Ezek a feladatok rengeteg munkaidőt visznek el, az adatrögzítés pedig odafigyelést és koncentrációt igényel. Ma már szoftverrobotok is elvégezhetik az ilyen típusú munka jelentős részét: a számlákról kiolvassák az adatokat, a dokumentumokat pedig letöltik és a megfelelő ügyintézési folyamatba irányítják.
A Yettel saját bemutatott példái szerint egy számlafeldolgozási folyamat ideje két napról fél órára csökkent, a cégkapus dokumentumok kezelését végző robot pedig naponta mintegy 700 percnyi manuális munkát takarított meg. Az ilyen megoldások mögött nem feltétlenül mesterséges intelligencia áll: a jól meghatározott, ismétlődő lépéseket egy hagyományosabb technológia, a robotizált folyamatautomatizálás is el tudja végezni.
A robot is tud kattintani és gépelni
A robotizált folyamatautomatizálás (RPA, vagy röviden szoftverrobot) egy olyan program, amely előre meghatározott szabályok szerint dolgozik a számítógépen. Ehhez azonban nem kódolásra van szükség, hanem akár a bemutatott példák alapján tanulja meg, mi a teendő. Megnyitja a megfelelő alkalmazást, adatokat másol, kitölt egy űrlapot, letölt egy dokumentumot, majd továbblép a következő feladatra.
De hogyan is működik ez a gyakorlatban? Amikor egy értékesítő e-mailben kap egy megrendelést, akkor a dokumentumot megnyitva kell az adatokat akár több vállalati rendszerben rögzíteni. A szoftverrobot ezt váltja ki: átmásolja a vevő nevét, kikeresi a megrendelt áru kódját, rögzíti a mennyiséget, majd egy választervezetben megadja várható szállítási határidőt. Később akár napról napra tudja ellenőrizni a megrendelés állapotát, amiről értesíti az ügyfelet.
A technológia egyik legfőbb előnye, hogy nem kell miatta lecserélni a vállalat meglévő informatikai rendszereit. A szoftverrobot a már használt programok felhasználói felületén keresztül képes dolgozni. Így olyan cégeknél is szóba jöhet, amelyek saját fejlesztésű vagy régebbi rendszereket használnak.
Leginkább az Excel programból ismert makróhoz lehetne hasonlítani: „betanítás után” a szoftverrobot leköveti, hogy a programok felületein hova és mikor kell kattintani, mikor és hova kell adatot bevinni, kiolvasni. Így tulajdonképpen az emberi mimikát másolja el. A nagyszerűsége az egyszerűségében van, hiszen így nem kell a csak drágán, lassan és külső segítséggel módosítható vállalati szoftverekben semmilyen módosítást végrehajtani.
Nem kell mindenhez mesterséges intelligencia
A mesterséges intelligencia (MI) sokat segíthet összetett adatelemzésekben, hatékonyságnövelésben. De ha csak rutinszerűen adatokat kell rögzíteni, rendszerekből kell információt kinyerni, ehhez nem feltétlenül szükséges az MI.
A Yettel tapasztalatai szerint tíz nagyvállalati folyamat közül egy-kettőnél lesz szükség MI-re, a többinél a szoftverautomatizáció megfelelő, és leginkább olcsóbb megoldás. A szabályalapú automatizáció előnye, hogy a robotot konkrét feladatokra tanítják be, így az előre meghatározott lépéseket követi. Emiatt dokumentálható és visszakereshető a tevékenysége.
Ettől még a hibás vagy hiányos adatokkal, illetve a szokatlan esetekkel külön foglalkozni kell. Az automatizáció nem helyettesíti minden helyzetben az emberi ellenőrzést. Így viszont az egyedi esetek elbírálására, javítására több erőforrás jut.
Nem kell egész nap dolgoznia
A szoftverrobotok használata még a hazai legnagyobb vállalatoknak sem érte meg feltétlenül korábban, mivel a licencek árazását a globális óriásvállalatokra szabták. Néhány, akár tucatnyi folyamat automatizálására túlságosan költséges lehetett a szoftver beszerzése. A Yettel egyedüliként kínálja a hazai piacon az RPA technológia úttörőjének számító UiPath megoldását időalapú elszámolásban.
A vállalatok csak a ténylegesen lekötött robotkapacitásokért kell fizetni. Emiatt nincs szükség jelentős beruházásra, a kiadások könnyen tervezhetőek. A vállalatok előre meg tudják határozni, hogy napi 15 percre vagy egy-két órára szeretnék használni, és csak ezután fizetnek. Ez pedig sokkal több területen teszi hatékonnyá az alkalmazást.
A Yettel eddigi tapasztalatai alapján a legtöbb szoftverrobot-projekt egy éven belül megtérülő beruházás. A nagymennyiségű adattal dolgozó cégeknél érdemes a folyamataikat átvilágítani, könnyen lehet megtérülő folyamatszervezési lehetőséget találni.
Érdemes lehet például egy olyan folyamattal kezdeni, amely naponta ismétlődik, sok kézi munkát igényel, és könnyen mérhető, mennyi időt vesz igénybe. Ha a tapasztalatok kedvezőek, később más feladatokat is automatizálhatnak.
Gyorsabbá és pontosabbá tehetik a folyamataikat a vállalatok
A Yettel a saját tapasztalataira is épít az értékesítésben: a szerződéskezelésben vezették be. Egy-egy szerződés akár 150 egyedi paramétert is tartalmazhat, így a rögzítés során nagy koncentrációt igényelt a hibák elkerülése. Emellett jelentős időigénye is volt. Ezt váltották ki RPA-technológiával, a különböző szakrendszerekbe rögzíteni tudják, emberi beavatkozásra csak hibák esetén van szükség.
„Az automatizáció célja nem az, hogy a munkatársakat kiváltsuk, hanem hogy a monoton, ismétlődő feladatok helyett nagyobb hozzáadott értékű munkával foglalkozhassanak. Ha például egy értékesítőnek nem kell a beérkező megrendelések adatait kézzel rögzítenie, több ideje maradhat az ügyfelekre és az értékesítésre” – emelte ki Fülöp Gábor, a Yettel üzleti értékesítési és marketing igazgatója.
Ez pedig azért is fontos, mert így érdekesebb, hosszabb távon is változatos feladatokat biztosítanak. A megoldás arra is jó példa, hogy az automatizáció nem feltétlenül egy óriási informatikai beruházással kezdődik. Sokszor elég egy olyan visszatérő feladatot kiválasztani, amelyet a munkatársak eddig nap mint nap ugyanazokkal a lépésekkel végeztek el. A felszabaduló időben pedig akár újabb, összetettebb digitalizációs és automatizációs projekteken is el lehet kezdeni dolgozni.
Nincs szükség tehát feltétlenül jelentős, sokmilliós informatikai beruházásokra, komplex licencszerződésekre, néhány hét alatt működő automatizálási megoldást kaphatnak óralapú elszámolással a vállalatok a Yettel szoftverautomatizációs megoldásával.
A cikk megjelenését a Yettel támogatta.
