Vállalati rezsicsökkentés: az iroda nem vész el, csak átalakul

Egyre jobban érzékelik a cégek és a magánemberek is az energiaárak és az infláció megugrását. Arra voltunk kíváncsiak, milyen kihívásokat hoz ez az időszak pénzügyi szempontból, és hogy egy nagyvállalat hogyan tud reagálni a rezsiárak drágulására.

Mi kívánt nagyobb rugalmasságot a DT-ITS részéről: a pandémia vagy a jelenlegi infláció mértéke és az energiaválság?

Mindkettő rugalmasságot igényelt, hiszen mindkét esetben nehéz volt megjósolni, mi fog történni a következőkben. Nehéz tervezni, sok a bizonytalanság, amely pénzügyesként különösen nehéz helyzet. A pandémiára visszatekintve ott azt azért könnyebb volt lereagálni, miként fogunk dolgozni, a kollégák hogyan tudnak majd együttműködni, és mindez üzleti szempontból kevésbé érintett minket, sőt, inkább lehetőség rejlett benne, hiszen ez a helyzet a digitális transzfromációt jelentősen előrelendítette, egyesek szerint akár tíz évvel is.

Most inkább a pénzügyi kihívások kerültek előtérbe és a feltételek nehezebben tervezhetőek, mivel nem látjuk, hova fut ki az energiaárak emelkedése és a jelentős infláció. A pandémia esetében legalább bízhattunk abban, hogy az oltás vagy a természetes átfertőződés előbb-utóbb megoldást hoz, pillanatnyilag viszont azt sem lehet tudni, meddig tart a háború, vagy mikorra tudnak rendeződni az ellátási problémák, így ezek sokkal bizonytalanabb és összetettebb kihívások elé állítanak mindenkit.

Milyen területeken jelentkezik közvetlenül a rezsiárak emelésének hatása?

Ha lokálisan nézzük, az irodával kapcsolatos energiaköltségek emelkedése a jelentős. 2022. még nem is annyira kiugró, de 2023-ban jelentős terhekre számítunk: jelenleg körülbelül harminc százalékos energiaköltség-növekedésnél tartunk az irodákra vetítve, 2023-ra viszont jó két-két és félszeres növekedéssel számolunk 2021-hez képest.

Egy másik nagy hatás az üzemanyagárak növekedése: 2022 első felében még a cégekre is vonatkozott az üzemanyag árstop, fix áron jutottunk hozzá, majd ez a piaci árra emelkedett, jövőre pedig akár további áremelkedés lehetséges. Ezeken kívül esetünkben ki kell emelni egy közvetett, de egy még jelentősebb hatást, amelyet a munkavállalók élnek meg: a rezsiváltozások és az áremelkedések hatására jelentősen megnövekedtek a költségeik.

Hogyan lehet csökkenteni az elszálló kiadásokat?

Cégcsoportszinten óriási költségnövekedéssel kell kalkulálni a data centerek esetében, helyi szinten pedig az irodaköltségek drágultak meg. Az adatközpontoknál folyamatos optimalizálás folyik: csökkentjük a volument, és például megújuló energiaforrásokkal és hatékonyabb megoldásokkal növeljük az energiahatékonyságot.

Az irodákkal kapcsolatban már a pandémia alatt felmerült egy új, megválaszolandó kérdés: hogy mit fog jelenteni az iroda a jövőben. Tudtuk, hogy megváltozik az irodai munka, így elkezdtük a benti kapacitást csökkenteni, és ezt gyorsította fel az energia- helyzet. Az IT-iparban a bejárás igénye igen alacsony, és ebből a szempontból a DT-ITS is nagyon rugalmas, úgyhogy a kollégák többsége a munkaideje nagy részét home office-ban tölti. Mostanra felgyorsult és ütemet váltott az irodai átszervezés: döntéseink alapján 2023 közepére negyven százalékkal csökkentjük az irodai kapacitásokat. A budapesti központunkban jelenleg a hat emeletből kettőt használunk, a többit lezártuk, hogy energiát takarítsunk meg. Továbbá az ünnepek alatt, december 19-től január 7-ig minden irodánkban teljes lezárást tervezünk, és csak egy-egy tárgyalót fűtünk fel, hogyha valakinek ezen időszak alatt szüksége lenne az irodai környezetre, az be tudjon jönni dolgozni.

Pillanatnyilag hány fokra fűtik fel a helyiségeket?

Voltak számításaink azzal kapcsolatban, hogy a fűtési hőmérséklet lejjebb vétele mekkora energiaköltség-csökkentést jelentene, de nem volt olyan jelentős a különbség. A hőmérsékleten nem változtattunk: természetesen nincs 25-26 Celsius-fokos meleg, de a megszokott 22 Celsius-fokot tartjuk.

Hogyan tudják segíteni a dolgozókat ebben a helyzetben? Kompenzálják a home office-t és a magasabb rezsiárakat?

Igen, bevezettük a home office-támogatást, tehát az otthoni munkavégzés után járó utility cost supportot (rezsitámogatás). Ennek a havi maximum összege húszezer forint. Ezek az új munkavégzési szokások segítenek nekünk abban, hogy alkalmazkodjunk a különböző kihívásokhoz: kombináltuk az irodai és az otthoni munkát.

Korábban említettem, hogy negyven százalékkal csökkentjük az irodai kapacitást, de ez nem azt jelenti, hogy ennyivel kevesebb munkaasztal lesz, sőt, az asztalokból lehet, hogy még többet visszaadunk. Az új, megváltozott munkaigények alapján egyre kevesebbszer jönnek be a kollégák csak azért, hogy reggeltől estig bent végezzék el azt a munkát, amelyet otthonról is el tudnak, így az iroda funkcionalitásában változik meg. A tereket átalakítjuk olyan kollaborációs területekké, ahol a beérkező kollégák együtt tarthatnak például workshopokat. A home office egy erős bázis, ami mellett az iroda az együttműködés tere.

Hogyan érintik a cég ügyfeleit ezek a változások? Emelkednek a szolgáltatásaik árai?

Folyamatosak az egyeztetések a partnerekkel, ügyfelekkel. Az árakat nem csupán a rezsi- és energiaköltségek változása növelheti, hanem – ami nálunk kifejezetten érzékelhető – a munkaerő költségeinek a növekedése is befolyásolja. Ez folyamatosan emelkedik, és ennek a mértékét hatékonyságnöveléssel lehet cégcsoporton belül és helyileg kompenzálni. Az energiaválság mellett az inflációs és az árfolyamhatás ugyancsak befolyásol minket, amihez hozzájön a speciális munkaerőpiaci helyzetünk. Az IT-piacon a munkabéreket az infláción túl a piaci helyzet is hajtja, hiszen egyre nagyobb a kereslet a digitális szaktudásra.

A másik népszerű téma a négynapos munkahét, ami többek között a pandémia és az energiaválság miatt is sok vállalatnál felmerült. A DT-ITS-nél szóba jött ennek a lehetősége?

Nemcsak a négynapos munkahét és a távmunka kérdése érdekes a dolgozóink körében, hanem az is, hogy a digitális nomád léttel összeegyeztethető legyen a munkavégzés. A jelentkezők – főleg a fiatal generáció – első kérdései között szerepel az állásinterjúkon, hogyha nem is folyamatosan, de időről időre, hosszabb-rövidebb távon lehetséges-e a külföldi munkavégzés. Ennek a munkajogi környezetét ki kell alakítani, hogy lássuk, hogyan valósítható meg.

A négynapos munkahéttel kapcsolatban már folyamatosak az egyeztetések: cégcsoporton belül a magyar piacon úttörőként a Telekom már konkrétan teszteli is. Folyamatos kapcsolatban vagyunk velük, és tapasztalatokat cserélünk, hogy kiderüljön, ez milyen formában működhet. Van létjogosultsága, és eljön az ideje – ahogy a home office-t is igazolta a pandémia –, de úgy gondolom, ebből adódhatnak frusztrációk. A négynapos munkahét nem csak azt jelenti, hogy négyszer nyolc órát dolgoznak a kollégák, hanem azt is, hogy hatékonyabban kell dolgozniuk, és a négy napban el kell végezni azt a mennyiségű munkát, amit korábban öt nap alatt teljesítettek. Számításba jöhet a négyszer kilenc- vagy tízórás munkahét is, de ezek még nem körvonalazódtak, és nem adottak a jogi feltételei sem.

A zöld technológiák alkalmazása mennyire gyorsult fel a cégcsoporton belül?

Ennél a kérdéskörnél újfent a pandémiás időszakkal érdemes párhuzamot vonni, amely a digitális átalakulást gyorsította fel, a mostani energiaválság pedig a megújuló energia és modern technológiák integrációját teszi dinamikusabbá. A fenntarthatóság és a hatékonyság kulcsszavakká váltak: mindenki keresi melyek azok az eszközök, amelyekkel kevesebb energiát kell felhasználni ugyanolyan kapacitás mellett.

Felgyorsult az energiahatékonyság és a zöld energia körüli tevékeny gondolkodás: a kérdés azonban az, hogy ezt a tempót mennyire tudja a mostani helyzet támogatni vagy éppen lassítani. Minden döntésünknél szempont a fenntarthatóság – legyen szó az irodákról, a gépjárműflottáról vagy az eszközök cseréjéről.

Van általános tanács a rezsicsökkentésre vállalati szinten?

Mi alapvetően az adatalapú döntéstámogatásban látjuk azt az elsődleges eszközt, amely elérhető bármely vállalkozás számára. Folyamatosan nézzük, hogy hányan jönnek be az irodába, mekkora az energiafelhasználás, és ezek alapján tudjuk szűkíteni az irodai kapacitásokat. Most az olyan luxushelyzetek például nem jöhetnek számításba, mint a pandémia alatt, amikor egy hatalmas irodában néhány ember dolgozott. Mérni kell, mert enélkül nem lehet javulást elérni. Ugyanez vonatkozik a szerverekre is, amiknek a hatékonyságát, felhasználását szintén mérni kell: ha az adott szervereken mondjuk éjszaka nincs tranzakció, akkor azokat nem kell olyan hatásfokon üzemeltetni, nincs szükség arra, hogy holtidőben is magas performanciaszinten fussanak.

Szenzorokat lehet kihelyezni az irodákba, hogy lássuk, mely pontokon van hidegebb vagy melegebb, és mely területek javasoltak a fázósabb kollégáknak. Aztán a nagyobb irodáknak online foglalási rendszereket érdemes kialakítaniuk: nálunk például a kollégák előre kiválaszthatják, hogy hova szeretnének ülni. Teszteltük azt is, hogy a kihelyezett szenzorok alapján hova üljenek a dolgozók, hiszen hiába állítunk be 22 Celsius-fokos hőmérsékletet az iroda különböző pontjain, mások az adottságok, mások a fényviszonyok. Ezekkel a szenzorokkal, illetve a mért adatok kimutatásával lehet segíteni, hogy az iroda melyik részébe üljön az a munkatárs, aki a világosabbat szereti, vagy az, aki a melegebbet. Ezzel a kollégák komfortérzetét és az energiafelhasználás optimalizálását lehet támogatni. Akár mesterséges intelligenciát is be lehet vetni, hogy egy algoritmus automatikus ajánlórendszert biztosítson, ami a dolgozói preferenciák alapján javasolna munkaállomást. Vizsgálná, hogy az adott dolgozónak milyen a komfortos hőérzet, milyen a munkavégzés típusához igazított optimális fényviszony, az adott napszakban.

A digitális transzformáció során fejlődött eszközök, a mérés, a big data vagy az automatizáció most felhasználható energiacsökkentésre és optimalizálásra. Még akkor is, ha kicsit gyorsan jöttek a változások, pozitív kilátásokat adhat a helyzet azon vállalatoknak, akik tudatosan és hatékonyan akarnak csökkenteni energiafogyasztásukon.