A céges autó nem a HR feladata – ezért bízzák szakértőre a flottakezelést (x)
A legtöbb vállalkozásnál a céges autók kezelése hosszú ideig nem jelent külön feladatot. Néhány jármű szervizelését, a gumicserék megszervezését vagy a műszaki vizsgák időpontjának figyelését általában valaki a meglévő munkája mellett intézi. Gyakran a HR, az irodavezető, a pénzügyi munkatárs vagy éppen maga a cégvezető.
A probléma nem egyik napról a másikra jelentkezik. Ahogy nő a vállalkozás és egyre több autó kerül az autóparkba, úgy válik egyre összetettebbé azok üzemeltetése is. A kötelező szervizek, a biztosítások, a káresemények, a gumicserék, a műszaki vizsgák vagy a garanciális ügyintézés önmagukban nem bonyolult feladatok. Egy húsz-, harminc- vagy ötvenautós flottánál azonban már folyamatos szervezést és adminisztrációt igényelnek.
Sok cég ekkor döbben rá, hogy a flottakezelés valójában nem adminisztratív mellékfeladat, hanem önálló szakterület.
Nemcsak az autókról szól
„A céges autók üzemeltetése jóval több annál, mint időnként bejelenteni őket a szervizbe. Folyamatosan figyelni kell a karbantartásokra, a futásteljesítményre, a műszaki vizsgákra, a biztosításokra, a javítási költségekre, és egy váratlan meghibásodásnál azt is meg kell oldani, hogy az autó minél hamarabb visszakerüljön a napi munkába. Ezek külön-külön apró feladatoknak tűnnek, egy flottánál azonban már rengeteg munkaórát visznek el olyan kollégáktól, akiknek valójában egészen más lenne a dolguk. Ezért van létjogosultsága annak, hogy a cégek ezt ugyanúgy szakértőre bízzák, ahogy például a könyvelést vagy az informatikai üzemeltetést” – mondja Keresztes-Nagy Gergely, a FlottaMan Autóparkkezelő Zrt. vezérigazgatója.
A megtakarítás nemcsak forintokban mérhető
A flottakezelés kiszervezésének elsőre látható előnye a költségek csökkentése. A tapasztalatok szerint egy professzionális flottakezelési szolgáltatás éves költsége sok esetben akár 30–40 százalékkal alacsonyabb lehet, mint egy kizárólag erre a feladatra alkalmazott munkatárs teljes foglalkoztatási költsége.
A valódi előny azonban ennél is nagyobb. Ha a HR nem szervizidőpontokat szervez, a pénzügy nem javítási számlákat egyeztet, a cégvezető pedig nem assistance szolgáltatókat hívogat, akkor mindenki arra fordíthatja az idejét, ami valóban értéket teremt a vállalkozás számára.
A szakértelem is pénzt ér
Egy flottakezelő nemcsak adminisztrál. Több száz vagy akár több ezer jármű üzemeltetéséből szerzett tapasztalata alapján pontosan tudja, hogy mely típusoknál milyen meghibásodások fordulhatnak elő, mikor érdemes megelőző karbantartást végezni, és hogyan lehet csökkenteni a váratlan javítások kockázatát.
Ez a tudás sok esetben nemcsak javítási költségeket takarít meg, hanem azt is biztosítja, hogy a járművek minél kevesebb időt töltsenek a szervizben.
A jó döntés már az autó kiválasztásánál kezdődik
A flottakezelő szakértelme nem ott kezdődik, amikor az autót először szervizbe kell vinni. Már a Car Policy kialakításánál is sokat lehet optimalizálni. Ha például pontosan tudjuk, mennyibe kerül a vállalkozásnak egy kilométer, akkor a magánhasználat költsége is kiszámolható. Egy nagyobb futásteljesítményű autónál ez éves szinten akár több százezer forintos tétel is lehet” – mondja Keresztes-Nagy Gergely.
A megfelelő autó kiválasztása szintén jóval összetettebb annál, mint hogy melyik modellnek kedvezőbb a listaára. Egy kishaszonjárműnél a raktér mérete, a motor, a karbantartási ciklus, a meghibásodási tapasztalatok és az értéktartás egyaránt számítanak. Személyautóknál pedig akár néhány kilowattnyi teljesítménykülönbség is eltérő cégautóadó-kategóriát eredményezhet.
„Ugyanilyen fontos, hogy az autót a tényleges használathoz válasszuk. Ha egy üzletkötő évente 40–50 ezer kilométert autózik, nem biztos, hogy számára egy 10–15 ezer kilométeres szervizperiódusú modell az optimális. Városban nagyon jó választás lehet egy hibrid, rendszeres autópályázásnál viszont már egészen más lehet a gazdaságos megoldás. Egy 20–30 autós flottánál pedig azzal is jelentős előnyt lehet elérni, ha tudatosan néhány gyártóra koncentrálunk: nagyobb beszerzési kedvezményeket kaphatunk, és a szervizelés is egyszerűbben szervezhető” – teszi hozzá a FlottaMan vezérigazgatója.
A flottakezelés értéke ezért nem pusztán abban mérhető, hogy valaki leveszi az adminisztrációt a vállalkozás válláról. A megfelelő Car Policy, járműkategória, hajtáslánc és szervizciklus kiválasztásával már azelőtt csökkenthetők a költségek, hogy az első autó megtette volna az első céges kilométerét.
Egyre több cég választja ezt az utat
A flottakezelés kiszervezése ma már nem kizárólag a nagyvállalatok megoldása. Egy húsz-huszonöt autóból álló flottánál is érezhető előnyt jelenthet, de kisebb autópark esetén is jelentős adminisztratív terhet vehet le a vállalkozás válláról.
A cél ugyanis nem az, hogy valaki más kezelje az autókat a cég helyett. Sokkal inkább az, hogy a vállalkozás munkatársai ismét a saját feladataikra koncentrálhassanak, miközben az autópark üzemeltetése olyan szakemberek kezébe kerül, akiknek ez a mindennapi munkája.
A flottakezelés ezért ma már nem egyszerűen egy szolgáltatás, hanem egy tudatos vezetői döntés. Olyan döntés, amely egyszerre teheti kiszámíthatóbbá a működést, csökkentheti a költségeket és növelheti a vállalkozás hatékonyságát.
A flottakezelés kiszervezésének lehetőségeiről, költségeiről és gyakorlati előnyeiről részletesebben a FlottaMan szakmai cikkében lehet olvasni.
A cikk megjelenését a FlottaMan támogatta.
