A céges autó több mint egy slusszkulcs és egy üzemanyagkártya (x)
A legtöbb cégnél nincs külön munkatárs a flottakezelésre. A szükséges adminisztráció mégis elkészül: valaki időpontot foglal a szervizbe, más intézi a biztosítást, egy harmadik követi a határidőket. Mire a feladatok összeadódnak, kiderül, hogy a cégesautó-kezelés és -üzemeltetés jelentős erőforrást köt le – csak éppen nehéz megmondani, kinél jelentkezik a terhelés.
Ki kezeli valójában a flottát?
Első ránézésre a céges autó egyszerű eszköznek tűnik: elvisz minket A-ból B-be. A háttérben azonban folyamatos szervezőmunka zajlik. Szervizek, biztosítások, gumicserék, kárrendezések, bírságok, csereautók és számtalan adminisztratív feladat kapcsolódik a működtetéséhez.
Nagyvállalatoknál erre gyakran külön szakember vagy csapat jut. A kis- és középvállalatok többségénél azonban a feladatok szétoszlanak a szervezetben. Az irodavezető intézi a szervizt, a HR foglalkozik az autóhasználati szabályokkal, a pénzügy követi a költségeket, az ügyvezető asszisztens pedig összefogja az ügyintézést.
A flottakezelésnek ilyenkor nincs valódi gazdája, mégis folyamatos figyelmet igényel.
Az idő is költség
Amikor egy vállalat a flottaköltségeit elemzi, jellemzően a könnyen mérhető tételekre koncentrál: a lízingdíjra, az üzemanyagra vagy a biztosításra. Ennél nehezebben számszerűsíthető az a munkaidő, amelyet a kollégák a flottával kapcsolatos ügyintézésre fordítanak.
Pedig minden telefonhívás, egyeztetés vagy adminisztratív feladat olyan idő, amelyet nem az alaptevékenységre fordítanak. Egyetlen ügyintézés ritkán jelent problémát, de amikor több autó és több sofőr tartozik a flottához, ezek a feladatok gyorsan összeadódnak.
A vállalatok egyre több olyan folyamatot szerveznek ki, amely nem kapcsolódik közvetlenül a versenyelőnyükhöz. A cél nem feltétlenül a költségcsökkentés, hanem az, hogy a belső erőforrások a valódi értékteremtésre koncentrálhassanak.
A láthatatlan munka
A flottakezelés egyik sajátossága, hogy akkor is figyelmet igényel, amikor minden rendben működik.
Az autók használatban vannak, a futásteljesítményük nő, karbantartásra szorulnak, időnként javítani vagy cserélni kell őket. Közben az információk gyakran különböző rendszerekben, emailekben és táblázatokban szétszórva jelennek meg.
Egy elfelejtett határidő, egy elmaradt ügyintézés vagy egy rosszul kezelt káresemény könnyen kézzelfogható veszteséget okozhat. Mégis ritkán tekintenek erre önálló szervezeti feladatként.
A flottakezelés így sok vállalatnál egyfajta láthatatlan munkatárssá válik: jelen van a mindennapokban, folyamatosan dolgozik, mégsem rendelkezik saját szerepkörrel vagy felelőssel.
A mobilitás, mint szolgáltatás
Az elmúlt évek egyik fontos üzleti trendje, hogy a vállalatok egyre kevésbé eszközöket, és egyre inkább szolgáltatásokat vásárolnak. A hangsúly a tulajdonlás helyett a használhatóságra és a kiszámítható működésre kerül.
Ez a szemlélet a mobilitás területén is egyre erősebben jelenik meg. A céges autó ma már nem csupán egy jármű, hanem egy olyan szolgáltatás része, amelynek folyamatosan rendelkezésre kell állnia. A vállalat számára pedig gyakran nem az a legfontosabb kérdés, hogy kié az autó, hanem hogy a munkatársak mindig használni tudják-e.
Amikor a flottakezelés háttérszolgáltatássá válik
A jól működő flottakezelés végső soron nem az autókról, hanem az időről és az erőforrásokról szól. Arról, hogy a szervezet mennyi energiát fordít olyan feladatokra, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül a saját üzleti céljaihoz.
Ebben tud segítséget nyújtani a professzionális flottakezelés. A wigo fleet célja, hogy a céges autókhoz kapcsolódó operatív és adminisztratív feladatokat egy kézben kezelje: a beszerzéstől és az üzemeltetéstől kezdve a szervizeken, biztosításokon és kárrendezéseken át egészen a napi ügyintézésig.
Így a flottakezelés nem a szervezet különböző pontjain jelentkezik pluszfeladatként, hanem egy háttérben működő szolgáltatássá válik. Olyanná, amely leveszi a terhet a vállalkozásról, miközben biztosítja, hogy az autók mindig rendelkezésre álljanak, amikor szükség van rájuk.
Mert a legjobban működő háttérfolyamatok sokszor éppen azok, amelyek szinte láthatatlanok maradnak.
Ez a cikk egy fizetett promóció, megrendelője a Wigo.
