A szoftver, amiről laikusként keveset hallunk, pedig a fél világ ezen fut (x)

Új alapokon nyugvó megoldásra, az SAP S/4HANA-ra áll át a világ legnagyobb vállalatirányítási rendszer (ERP) szállítója, a német gyökerű SAP, ami nagyon sok cég működését érinti világszerte és Magyarországon is. A globális üzleti tranzakciók 77 százaléka zajlik valamelyik SAP rendszeren keresztül, a világ 100 legnagyobb vállalatából 99 használ SAP-t. Magyarországon is széles vállalati körben elterjedt az SAP rendszere, köszönhetően a vállalat több mint 25 éves hazai tevékenységének, az erős német gazdasági kapcsolatoknak, és a globális márka iránti bizalom itthon is megnyilvánuló hatásának.

Az átállás azért szükséges, mert az SAP 2027. december végéig támogatja a régi rendszereit, a támogatás ezt követően külön díjazás ellenében, már csak 2030-ig lesz elérhető a vállalatok számára.

Az SAP szeretné ügyfeleit folyamatosan a modernebb és felhőalapú rendszerei felé terelni. Az érdekelt szereplők többségének már nem ismeretlen az S/4HANA platform, ami évek óta elérhető, sokan mégis az utolsó pillanatig várnak az átállással. Az új platform az alapvető iparági vállalatirányítási képességek mellett a felhő előnyeit is nyújtja a vállalatoknak.

De nem csak helytől függetlenül tudnak a cégek a megfelelő adatokra támaszkodva, valós időben előre jelezni és cselekedni, hanem a mesterséges intelligenciát is használó alkalmazások segítségével új minőségben tudnak üzleti adataikban bányászni, folyamatokat és mechanizmusokat elemezni. Így gyorsan reagálhatnak az iparági trendek változására, emellett azonnali és személyre szabott, bárhonnan elérhető üzleti betekintést kaphatnak aktuális folyamataikba. Az SAP S/4HANA egyik fontos előnye, hogy a vállalati felhasználók elmúlt évtizedekben mutatott iparági igényei és folyamatai alapján fejlesztették ki, éppen ezért a standard elemek a legtöbb cég igényeit kiszolgálják egyedi fejlesztések nélkül is.

Itthoni tapasztalatok

Az SAP Hungary 2024 nyarán készített egy kutatást az SAP S/4HANA átállás hazai helyzetéről, amelyben 15, a projektet sikeresen befejező vagy éppen azt előkészítő vállalatot és tíz, a bevezetést támogató SAP-partnercéget kérdeztek meg eddigi tapasztalataikról.

A nemzetközi tapasztalattal is rendelkező SAP tanácsadók szerint a magyarországi átállás némileg lassabb, mint Nyugat-Európában – ott sokkal több a sikeres, befejezett konverzió és a folyamatban lévő bevezetés is. Becsléseik szerint Magyarországon átlagosan a cégek 10-15 százaléka állt már át az új platformra, ötödük tervezési folyamatban, negyedük pedig a megvalósítási fázisban van jelenleg.

A fennmaradó 40-45 százalék pedig még nem tett konkrét lépéseket – ez jelenti a legnagyobb kihívást jelenleg a tanácsadói kapacitások tervezése szempontjából. A kutatásban részt vevő minden SAP-partnercég egyetértett abban, hogy a következő három évben a tanácsadói kapacitások jelentősen beszűkülnek, hiszen egy-egy nagy cég az összetett, bonyolult folyamataival akkora kapacitásokat fog lekötni a határidőig, amelyet a piac jelentősen meg fog érezni.

Céges esettanulmány

Hogy jobban megértsük, céges szinten mivel jár az átállás, Peer Ákost, az Alteo IT igazgatóját kérdeztük az energetikai vállalatnál már befejezett projekt során szerzett tapasztalatokról.

Milyen előzményekkel vágtak bele az átállásba?

Mi 2016 óta SAP rendszert használunk az Alteonál. Egy IT igazgató nem szereti, ha a rendszerei életciklusuk végén járnak, hiszen baj esetén nélkülük megáll az élet: innen állítunk ki számlákat, könyvelünk, a kontrolling és a beszerzés is erre a rendszerre támaszkodva zajlik.

Bár 2027-ig még van idő, mi azért vágtunk bele előbb, mert a nagy cégek becsléseink szerint a végére, 2025-2027-re hagyják az átállást, mivel sokkal nagyobb a rendszerük, több munkát kell beletenniük és nagyobb a kockázatuk is. Ez pedig el fogja vinni az összes SAP-tanácsadó erőforrását, vagy nagyon sokba fognak kerülni.

Mennyi időt vett igénybe a folyamat?

Egy 2,5-3 éves projekt első szakasza zárult le a novemberben élesedett átállással. 2023-tól 2025 év végéig a teljes SAP rendszerünket megújítjuk, miközben mellé építjük a HR-t és a beszerzést is, azaz az SAP Success Factors és az Ariba rendszereket is integrálni fogjuk az S/4HANA rendszerhez.

Miben volt egyedi az Alteo átállása?

“Amit mi csináltunk, még senki nem csinálta meg Magyarországon, sőt, világszinten sem sokan csináltak még információink szerint. Frissítettük a rendszert, de ezzel együtt elköltöztettük azt a jelenlegi szerverszolgáltatónktól a felhőbe az SAP RISE metodológia szerint (szerk: A RISE with SAP a szoftvervállalatnak egy olyan csomagajánlata és metodológiája, amely az on-premise vállalatirányítási rendszereket használó cégeket segíti az S/4HANA felhő-alapú verziójára történő átállásban, és az üzleti folyamatok modernizációjában, valamint innovációs lehetőségeik kiaknázásában), amivel egy úgynevezett brownfield migrációt csináltunk. Ez azt jelenti, hogy az SAP-ban lévő folyamatokat „as is”, ahogy vannak, úgy visszük át az S/4HANA-ba, nem változtattunk rajtuk.

Mikor fejezték be az átállást és milyen lépései voltak?

Az S/4HANA idén november 4-én indult el élesben az Alteonál, és azóta is gond nélkül üzemel. Az átállás több szakaszban történt. Első lépésként – 2023. márciustól decemberig – csináltunk egy pre-study projektet, amiben felmértük a meglévő rendszert, a kapcsolódó rendszereket és a folyamatokat. Ezzel párhuzamosan az SAP Hungary nagyon sok támogatást adott ahhoz, hogy megismerjük az összes új technológiát, az S/4HANA-t, és a Success Factorst, azaz az SAP felhőalapú HR-rendszerét. Ezzel foglalkozott a cég nagy része a tavalyi évben. Mindebből össze tudtunk rakni egy tenderanyagot a tanácsadók felé, és még 2023-ban megvolt a győztes is, 2024 februárjában pedig elindítottuk az upgrade projektet.

Fontos kiemelni, hogy egy projektben két projektet viszünk. Egyrészt 2024. februártól november 4-ig megcsináltuk a költöztetést és a technológiai upgradet, és ezzel párhuzamosan az ősszel megkezdődött a második szakasz is, ahol a különféle újdonságokat és a pre-study alatt összegyűlt üzleti igényeket fejlesztjük le. Ezeket 2025. február végén-március elején élesítjük. A felhasználóknak ekkor a legnagyobb újdonság a Fiori nevű webes felület lesz, amit mobiltelefonról is el tudnak majd érni. Nálunk a kollégák 90 százaléka csak 1-2-3 műveletet csinál a rendszerben, nekik pont elég lesz a mobilos felület. Nagyon sokan pedig úton vannak, és nagyon sokat fog számítani, hogy nem kell mindig felcsapni a számítógépet, hanem egyszerűbben elérhetik a felületet, mobilról.

Mit észleltek a kollégák az élesedés után?

Nekünk, a projektcsapatnak ez egy nagy meló, sok mindent kellett lekezelni, de a végén a felület pár ikont leszámítva ugyanúgy néz ki. Kérdezték is a kollégák, hogy na jó, de mi változott? Mi örültünk ennek, mert ha ezt érzékelik, akkor siker van, jól csináltunk mindent. Majd február – márciusban jönnek szembe azok az újítások, amik a mindennapi munkában kézzelfoghatóak lesznek és nagy segítséget jelentenek nekik.

Hány kollégát vett igénybe az átállás?

Aki benne van a projektben, a munkaidejének mintegy 20-40 százalékát viszi el az átállás menedzselése, ha nem is minden nap. A core csapat 15-20 főből áll, de nem csak alteosok, hanem külsős tanácsadók és beszállítók is vannak köztük.

Mennyire sikerült tartani a költségvetést?

A tervezett költségvetést nem léptük túl. Ami változás, és jellemző trend az IT iparban, az a havi előfizetéses modelles szolgáltatás. Ez a kezdeti nagy beruházást (capex) váltja fel, így az IT ráfordítás kis tételekben operatív költségként (opex) jelenik meg.

Mi volt a legnagyobb kihívás?

Nem számoltunk az elején egy technológiai kihívással. November 3-ig volt egy cég, ami a régi SAP rendszerünket üzemeltette, az új rendszert pedig egy másik cég üzemelteti SAP RISE-ban. A régi üzemeltető cégtől el kellett hozni a csomagot, upgradelni kellett és feltenni a felhőbe, az SAP RISE-ba. Mivel a régi üzemeltető cég rendszerein nem lehetett dolgozni, így kellett egy köztes szerver infrastruktúra, amely képes ezt a három napos folyamatos migrációt megcsinálni.

A másik, hogy nagyon szigorú menetrendet kellett követni. Kellett találni egy időablakot az évben, amikor viszonylag kevés a munkanap, és az őszi szünetet találtuk erre. Az átállás maga 12 napot vett igénybe – ekkor az Alteoban nem lehetett használni az SAP-t. Ha itt bármi hiba becsúszik, akkor bukjuk ezt az időablakot, és tavasszal térhettünk volna vissza rá újból. Ebben a 12 napban ráadásul volt egy fix dátum, amikor felraktuk a konvertált verziót és a szakértők elkezdhették beüzemelni a mi S/4HANA-nkat SAP RISE-ban. November 3-án pedig egy teszt keretében az üzleti területnek és az IT-s SAP gazdáknak végig kellett menni a rendszeren, hogy tényleg működik-e. Működött.

Milyen tanácsot adna azoknak, akik még gondolkoznak az átálláson?

Szerintem digitalizálni mindenkinek megéri, ha a cég, legyen akár kkv méretű is, megtalálja, ami neki jó, és nem a buzzwordöket nézi, hanem azt, hogy mit csinálnak nagy humán erőforrással, kézzel a kollégák és ezt hogyan lehet áttenni szoftverbe. Mert ezzel az egész cég hatékonyságán biztosan jelentősen tud növelni. Manapság már vannak jó tanácsadók, akik tudnak ebben segíteni.

Így látják az ügyfelek

Összecseng az alteos tapasztalatokkal, hogy az SAP Hungary kutatásában megkérdezett ügyfelek is kiemelték az alapos tervezési és előkészítési folyamat fontosságát, és egy esettől eltekintve senki sem számolt be jelentős időbeni alultervezésről. Sőt, ahol az üzletmenet folytonossága kiemelt cél volt, hosszú előkészítési folyamat után akár két nap alatt megvalósították a konkrét átállást a bevezető partnerekkel.

A 15 megkérdezett vállalat közül csak azok a cégek érzik kényszerűnek az átállást, akik még nem döntöttek róla. Esetükben jelenleg más stratégiai projektek futnak, és alapvetően elégedettek a jelenlegi SAP rendszereikkel, így nehezen engedik el a bevált üzletmenetet. A többiek arról számoltak be, hogy meglátták a lehetőséget üzleti folyamataik átalakításában.

Változó céges hozzáállás

Az utóbbi időszakban megszűnőben van a felhőtől való, korábban jellemző félelem a cégek részéről az SAP-partnerek tapasztalatai szerint. A kkv-kat az ára győzi meg – elsősorban a public cloud megoldásokat választva –, és a nagyvállalatok is bátran mennek a felhő irányába, csak bizonyos szektorokban (mint a bankszektor vagy a védelmi ipar) nyitottabbak kevésbé erre a megoldásra.

Míg az adatok és folyamatok átvitele egy racionális döntés eredménye az ügyfeleknél, addig a cloud kérdése sokkal inkább a vezetők hozzáállásán múlik, és a szakmai érveken túl érzelmi alapon is kezelik ezeket a döntéshozók.

Az SAP kutatásában megkérdezett szereplők négyötöde választotta a felhős megoldásokat. Hogy saját szerverrel, private clouddal üzemeltetik, vagy a public cloudba költöztetik-e rendszereiket, azt leginkább biztonsági érvek mentén döntik el. Azonban az látszik, hogy akiket a tanácsadóik sok információval láttak el a kezdeti biztonsági félelmeik eloszlatására, ma már a cloud megoldások előnyeiről beszélnek, és azt gondolják, a központi SAP szakértők támogatásával sokkal inkább meg tudják védeni adataikat egy esetleges támadástól, mintha arról saját maguknak kellene gondoskodniuk.

A felhőmegoldásokról általános tapasztalat, hogy bár minden vállalat azt hiszi, az ő cége egyedi, és a folyamatait nem lehet standard folyamatokkal lefedni, a bevezetések során az derül ki, hogy az üzleti folyamatok 80–90 százaléka mégis lefedhető.

A tanácsadók három fő félelmet azonosítottak: a cégek egy része aggódik a felhőről való esetleges kiköltözés és annak feltételei miatt, volt, aki nehezményezte a felhőhöz kapcsolódó árazási modell magyarországi speciális adószabályozása kapcsán a havidíjas konstrukciók elszámolhatóságát, valamint a felhős konstrukcióval járó kiszolgáltatottság érzése kelt még néhol félelmeket.

Elszámolási kérdések

A cloud megoldást választóknál fontos dilemma, hogy miként kerül a cég mérlegébe és az üzleti tervbe az IT-beruházás. Nem mindegy ugyanis, hogy az átállási projekt egy beruházásnak minősül, ahol az amortizáció ütemébe van beleszólása a vállalat pénzügyeseinek, vagy a havidíjas konstrukcióban a költségek között kell elszámolni.

Az átállási folyamat egy másik nagy kérdése, amiről dönteni kell a cégeknek, hogy mihez kezdenek a korábbi rendszerben lévő adataikkal és folyamataikkal. Az SAP S/4HANA átállás lehetővé teszi a korábban SAP rendszert használó cégek számára ezek átvitelét, ugyanakkor a több évtizedes adatok és folyamatok újragondolását is, az új és a régi rendszer teljes szétválasztásával.

„Mi mindenképpen ez utóbbit javasoljuk a vállalatoknak: a teljesítendő kötelezettség elvégzése helyett nézzenek rá a vállalat eddigi működésének szűk keresztmetszeteire, és lássák meg az üzleti transzformáció értékét az átállásban. Az SAP 50 éves üzleti tapasztalataira alapozott iparági sztenderdek megbízhatóak, és a legoptimálisabb folyamatokat javasolják a vállalatoknak. Ha el tudják engedni az évtizedek alatt megszokott rutint és működési logikát, akkor tudják igazán felkészíteni szervezetüket egy agilis működésre, és akkor tudnak könnyen alkalmazkodó, az innovációra nyitott vállalattá válni.” – hangsúlyozta Pintér Szabolcs, az SAP Hungary ügyvezető igazgatója.